Guia pràctica per complir la llei de control horari 2025

El marc legal: què diu el RDL 8/2019 i què canvia amb la llei 2025

El punt de partida és el Reial decret llei 8/2019, de 8 de març. Va modificar l'article 34.9 de l'Estatut dels Treballadors per deixar clar que tota empresa, per petita que sigui, ha de portar un registre diari de la jornada de cadascun dels seus empleats. Ha de reflectir l'horari concret d'inici i de fi, no n'hi ha prou amb el còmput total d'hores.

Abans del 2019 la Inspecció de Treball només podia exigir el registre per als treballadors a temps parcial o per a les hores extres. La sentència del Tribunal Suprem de 23 de març de 2017 ho confirmava. La modificació del 2019 va ampliar l'obligació a la totalitat de la plantilla, inclosos els contractes a temps complet.

El que canvia el 2025 és la forma. El projecte de Llei de reducció de la jornada laboral que s'ha tramitat al Congrés durant el 2024 i el 2025 incorpora una novetat estructural: el registre deixa de poder-se portar en paper o en fulls de càlcul. S'ha de fer mitjançant un sistema digital, personal, inalterable i accessible en temps real, tant per al treballador com per a la Inspecció de Treball.

El canvi no és cosmètic. Deriva de dos problemes identificats per la mateixa Inspecció durant el 2022 i el 2023: la facilitat per reconstruir jornades a posteriori quan el registre és analògic, i la impossibilitat d'auditar en temps real les hores efectivament realitzades.

Què ha de registrar exactament el sistema

Els requisits no han canviat en essència respecte al que ja exigia la Inspecció de Treball des del 2019, però s'han fet més estrictes en la part tècnica. El registre ha de contenir, per a cada treballador i per a cada dia efectivament treballat:

• Hora exacta d'inici de la jornada.
• Hora exacta de finalització de la jornada.
• Les pauses rellevants, quan el conveni o el contracte individual les prevegin (àpat principal, descansos que no computin com a temps efectiu de treball, etc.).
• Identificació individual del treballador. No n'hi ha prou amb anotacions col·lectives del tipus "tot l'equip va entrar a les 9".
• Integritat de la dada. El sistema ha de garantir que no es pot modificar un fitxatge registrat sense deixar-ne rastre.

A això s'hi afegeixen requisits que no eren explícits el 2019 però que la llei 2025 formalitza:

• Custòdia mínima de 4 anys. Coincideix amb el termini de prescripció de les infraccions socials segons l'article 4.1 de la LISOS.
• Accessibilitat en temps real per al treballador (per consultar el seu propi registre) i per a la Inspecció de Treball quan ho sol·liciti, sense que l'empresa l'hagi de preparar manualment.
• Format interoperable. El sistema ha de permetre exportar el registre a un format llegible per altres eines, típicament CSV o PDF signat.

Mètodes de fitxatge: què està permès i què recomana l'AEPD

La normativa laboral no imposa cap mètode concret. Deixa a l'empresa la decisió sobre amb quin mitjà s'identifica cada treballador per al registre. Ara bé, l'Agència Espanyola de Protecció de Dades ha publicat el 2024 una guia específica sobre l'ús de la biometria per al control de presència que restringeix severament alguns dels mètodes més populars.

Fitxatge amb PIN o targeta personal

És l'opció recomanada per l'AEPD i la més estesa a les pimes. El treballador s'identifica amb un codi numèric privat o amb una targeta que només ell fa servir. No tracta dades biomètriques, no requereix consentiment reforçat i es compleix sense friccions. La contrapartida és que el treballador pot deixar el seu PIN a un altre company: per això és habitual complementar-lo amb la supervisió del responsable o amb la geolocalització del dispositiu des del qual es fitxa.

Fitxatge amb empremta dactilar

Després de la nota tècnica de l'AEPD del 2024 el seu ús està severament restringit. L'Agència considera que es tracta de dades de categoria especial d'alt risc i que el seu tractament només es justifica quan no existeix una alternativa menys intrusiva. Com que el PIN compleix la mateixa finalitat, l'AEPD ha anat resolent en contra de les empreses que utilitzen empremta i aplicant sancions. El 2024 es van emetre resolucions contra empreses municipals, una entitat sanitària (IVASS) i un club de futbol.

Reconeixement facial

Mateix criteri que l'empremta: dades biomètriques de categoria especial. L'AEPD també el restringeix. És especialment arriscat si es desplega sense avaluació d'impacte (EIPD) prèvia i sense consentiment lliure del treballador. El consentiment del treballador en el marc laboral acostuma a considerar-se viciat per la relació de poder empresa-empleat, de manera que la base jurídica es manté amb dificultat.

Geolocalització

És una opció cada cop més habitual per a treballadors en mobilitat (comercials, tècnics, obra). És legal sempre que es compleixi amb el principi de proporcionalitat: recollida només en el moment del fitxatge, no seguiment continu del treballador, i informació prèvia clara. L'AEPD sanciona amb duresa les empreses que fan seguiment continu sense justificació.

Excepcions a l'obligació de registre

Queden fora de l'article 34.9 de l'Estatut dels Treballadors una llista curta però rellevant:

• Alts directius als quals s'apliqui la relació laboral especial del RD 1382/1985 (art. 1.3.c ET).
• Treballadors autònoms, inclosos els autònoms econòmicament dependents (TRADE). No tenen empresari a efectes de l'ET.
• Socis treballadors de cooperatives, quan la seva relació amb la cooperativa sigui de tipus cooperatiu i no laboral.
• Determinades relacions laborals de caràcter especial: servei de la llar, artistes en espectacles públics, esportistes professionals, penats en institucions penitenciàries, entre altres. S'enumeren a l'article 2 de l'ET.

Sí que estan obligats a portar registre els becaris i persones en pràctiques remunerades, atès que la jornada del seu pla formatiu és objecte de control per part del centre educatiu i de l'empresa col·laboradora.

Un punt que genera dubtes: els treballadors en teletreball. La Llei 10/2021 va aclarir que estan subjectes al registre exactament igual que els presencials. El fet que el treballador sigui al seu domicili no eximeix de l'obligació de l'article 34.9. Encara més, la llei del teletreball remet al sistema de registre de l'article 34.9 per computar els temps.

Sancions per incompliment

Les sancions estan recollides a la Llei d'Infraccions i Sancions de l'Ordre Social (LISOS), Reial decret legislatiu 5/2000. Els imports es van actualitzar per última vegada amb la Llei 12/2022. Els trams són:

• Infracció lleu (article 6.6 LISOS): entre 70 i 750 euros. S'aplica quan l'incompliment és puntual o formal.
• Infracció greu (article 7.5 LISOS): entre 751 i 7.500 euros. S'aplica quan la falta afecta diversos treballadors o el total del sistema de registre. És el tram més habitual a les actes d'infracció.
• Infracció molt greu (article 8.1 LISOS): entre 7.501 i 225.018 euros. S'aplica quan l'incompliment es produeix en el marc d'un altre incompliment més greu (per exemple, ocultació d'hores extres no declarades).

La Inspecció de Treball va confirmar a la seva Memòria 2023 un augment del 40% en les actuacions sobre registre de jornada respecte al 2022. Els sectors amb més incidència són l'hostaleria, el comerç minorista, la construcció i el transport per carretera. La sanció mitjana imposada el 2023 es va situar al voltant dels 4.500 euros per acta.

És important saber que les sancions s'imposen per empresa afectada, no per treballador amb incompliment. Una sola inspecció pot desembocar en una única sanció per incompliment generalitzat del sistema de registre, i aquesta sanció pot anar directament al tram greu si afecta tota la plantilla.

Com triar un programari de control horari que compleixi la llei 2025

Al marge de la publicitat de cada proveïdor, hi ha una llista concreta de comprovacions que convé fer abans de signar. Es resumeixen en cinc punts:

1. Integritat del registre

El sistema ha d'impedir que es modifiquin fitxatges retroactivament sense deixar-ne rastre. Pregunta al proveïdor com es gestionen les correccions: si el treballador s'oblida d'un fitxatge, l'ha de poder sol·licitar, però el sistema ha de registrar qui l'ha aprovat, quan i per què. La modificació silenciosa és el que la Inspecció considera falsedat documental.

2. Exportació auditable

Ha de permetre generar un PDF signat o un CSV íntegre amb el registre d'un treballador, d'un centre o de l'empresa sencera per a qualsevol període. La Inspecció sol·licita habitualment el registre dels últims 90 dies de tots els treballadors; si el sistema triga més d'uns minuts a generar aquesta exportació, hi ha un problema.

3. Mètode de fitxatge compatible amb l'AEPD

Si el proveïdor et proposa empremta dactilar o reconeixement facial com a opció per defecte, revisa per què. L'AEPD ha resolt en contra d'aquests sistemes quan existeix una alternativa menys intrusiva. L'opció segura és el fitxatge amb PIN o targeta personal, opcionalment combinat amb geolocalització del dispositiu.

4. Custòdia i còpies de seguretat

Quatre anys és el mínim. Pregunta com s'emmagatzemen les dades, on són els servidors (si són a la UE compleixes el RGPD amb menys complicació) i quines garanties hi ha si el proveïdor desapareix o tanca el servei. Un exportable periòdic sota el teu control és una bona precaució.

5. Suport i alta

És el punt que més sol fallar. Molts proveïdors venen el programari i et deixen sol amb el manual. Si el teu equip de RH no està familiaritzat amb aquest tipus de sistemes, tingues en compte que la posada en marxa real implica carregar la plantilla, definir horaris i torns per treballador, configurar convenis i formar la persona que en portarà el dia a dia. Un bon proveïdor t'acompanya en aquest procés.

Com ho fem a etempus

Fa 12 anys que implantem control horari a pimes espanyoles. En aquests anys hem après que el problema no és la llei, és la fricció del canvi. Per això operem amb tres regles fixes.

Donem d'alta la teva empresa nosaltres. No et deixem amb un manual i un botó de registre. Recopilem la plantilla, definim els horaris amb tu, configurem convenis i torns, i formem la persona que portarà el sistema. La primera nòmina tancada amb etempus es fa acompanyada.

Sense quota d'entrada i sense permanència. Si al cap de tres mesos no et convenç, es cancel·la i s'ha acabat. Confiem que el producte es ven sol quan el client ha vist el mes tancat sense cap incidència.

PIN per defecte com a mètode de fitxatge, alineat amb les recomanacions de l'AEPD. El podem combinar amb geolocalització, targeta o portal web per a plantilles mixtes (oficina, mobilitat, obra). Sense biometria per defecte: si la Inspecció la qüestiona, tu no has d'argumentar res.