Guía práctica para cumplir la ley de control horario 2025

El marco legal: qué dice el RDL 8/2019 y qué cambia con la ley 2025

El punto de partida es el Real Decreto-Ley 8/2019, de 8 de marzo. Modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores para dejar claro que toda empresa, por pequeña que sea, debe llevar un registro diario de la jornada de cada uno de sus empleados. Debe reflejar el horario concreto de inicio y de fin, no basta con el cómputo total de horas.

Antes de 2019 la Inspección de Trabajo solo podía exigir el registro para trabajadores a tiempo parcial o para horas extras. La sentencia del Tribunal Supremo de 23 de marzo de 2017 lo confirmaba. La modificación de 2019 amplió la obligación a la totalidad de la plantilla, incluidos los contratos a tiempo completo.

Lo que cambia en 2025 es la forma. El proyecto de Ley de reducción de la jornada laboral que se tramitó en el Congreso a lo largo de 2024 y 2025 incorpora una novedad estructural: el registro deja de poder llevarse en papel o en hojas de cálculo. Debe realizarse mediante un sistema digital, personal, inalterable y accesible en tiempo real, tanto para el trabajador como para la Inspección de Trabajo.

El cambio no es cosmético. Deriva de dos problemas identificados por la propia Inspección durante 2022 y 2023: la facilidad para reconstruir jornadas a posteriori cuando el registro es analógico, y la imposibilidad de auditar en tiempo real las horas efectivamente realizadas.

Qué debe registrar exactamente el sistema

Los requisitos no han cambiado en su esencia respecto a lo que ya venía exigiendo la Inspección de Trabajo desde 2019, pero se han hecho más estrictos en la parte técnica. El registro debe contener, para cada trabajador y para cada día efectivamente trabajado:

• Hora exacta de inicio de la jornada.
• Hora exacta de finalización de la jornada.
• Las pausas relevantes, cuando el convenio o el contrato individual las contemplen (comida principal, descansos que no computen como tiempo efectivo de trabajo, etc.).
• Identificación individual del trabajador. No basta con anotaciones colectivas del tipo "todo el equipo entró a las 9".
• Integridad del dato. El sistema debe garantizar que no se puede modificar un fichaje registrado sin dejar traza.

A esto se añaden requisitos que no eran explícitos en 2019 pero que la ley 2025 formaliza:

• Custodia mínima de 4 años. Coincide con el plazo de prescripción de las infracciones sociales según el artículo 4.1 de la LISOS.
• Accesibilidad en tiempo real para el trabajador (para consultar su propio registro) y para la Inspección de Trabajo cuando la solicita, sin necesidad de que la empresa lo prepare manualmente.
• Formato interoperable. El sistema debe permitir exportar el registro a un formato legible por otras herramientas, típicamente CSV o PDF firmado.

Métodos de fichaje: qué está permitido y qué recomienda la AEPD

La normativa laboral no impone un método concreto. Deja a la empresa decidir con qué medio se identifica a cada trabajador para el registro. Sin embargo, la Agencia Española de Protección de Datos ha publicado en 2024 una guía específica sobre el uso de biometría para el control de presencia que restringe severamente algunos de los métodos más populares.

Fichaje con PIN o tarjeta personal

Es la opción recomendada por la AEPD y la más extendida en pymes. El trabajador se identifica con un código numérico privado o con una tarjeta que solo él usa. No trata datos biométricos, no requiere consentimiento reforzado y cumple sin fricciones. La contrapartida es que el trabajador puede prestar su PIN a otro compañero: por eso es habitual complementarlo con supervisión del responsable o con geolocalización del dispositivo desde el que se ficha.

Fichaje con huella dactilar

Después de la nota técnica de la AEPD de 2024 su uso está severamente restringido. La Agencia considera que se trata de datos de categoría especial de alto riesgo y que su tratamiento solo se justifica cuando no existe una alternativa menos intrusiva. Como el PIN cumple la misma finalidad, la AEPD viene resolviendo en contra de las empresas que usan huella y aplicando sanciones. En 2024 se emitieron resoluciones contra empresas municipales, una entidad sanitaria (IVASS) y un club de fútbol.

Reconocimiento facial

Mismo criterio que la huella: datos biométricos de categoría especial. La AEPD también lo restringe. Es especialmente arriesgado si se despliega sin evaluación de impacto (EIPD) previa y sin consentimiento libre del trabajador. El consentimiento del trabajador en el marco laboral suele considerarse viciado por la relación de poder empresa-empleado, así que la base jurídica se sostiene con dificultad.

Geolocalización

Es una opción cada vez más habitual para trabajadores en movilidad (comerciales, técnicos, obra). Es legal siempre que se cumpla con el principio de proporcionalidad: recogida solo en el momento del fichaje, no seguimiento continuo del trabajador, e información previa clara. La AEPD sanciona con dureza a las empresas que hacen tracking continuo sin justificación.

Excepciones a la obligación de registro

Quedan fuera del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores un listado corto pero relevante:

• Altos directivos a los que se aplique la relación laboral especial del RD 1382/1985 (art. 1.3.c ET).
• Trabajadores autónomos, incluidos los autónomos económicamente dependientes (TRADE). No tienen empresario a efectos del ET.
• Socios trabajadores de cooperativas, cuando su relación con la cooperativa sea de tipo cooperativo y no laboral.
• Determinadas relaciones laborales de carácter especial: servicio del hogar, artistas en espectáculos públicos, deportistas profesionales, penados en instituciones penitenciarias, entre otras. Se enumeran en el artículo 2 del ET.

Sí están obligados a llevar registro los becarios y personas en prácticas remuneradas, dado que la jornada de su plan formativo es objeto de control por el centro educativo y por la empresa colaboradora.

Un punto que genera dudas: los trabajadores en teletrabajo. La Ley 10/2021 aclaró que están sujetos al registro exactamente igual que los presenciales. El hecho de que el trabajador esté en su domicilio no exime de la obligación del artículo 34.9. Es más, la ley del teletrabajo remite al sistema de registro del artículo 34.9 para computar los tiempos.

Sanciones por incumplimiento

Las sanciones vienen recogidas en la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social (LISOS), Real Decreto Legislativo 5/2000. Los importes se actualizaron por última vez con la Ley 12/2022. Los tramos son:

• Infracción leve (artículo 6.6 LISOS): entre 70 y 750 euros. Aplica cuando el incumplimiento es puntual o formal.
• Infracción grave (artículo 7.5 LISOS): entre 751 y 7.500 euros. Aplica cuando la falta afecta a varios trabajadores o al total del sistema de registro. Es el tramo más habitual en las actas de infracción.
• Infracción muy grave (artículo 8.1 LISOS): entre 7.501 y 225.018 euros. Aplica cuando el incumplimiento se produce en el marco de otro incumplimiento más grave (por ejemplo, ocultación de horas extras no declaradas).

La Inspección de Trabajo confirmó en su Memoria 2023 un aumento del 40% en las actuaciones sobre registro de jornada respecto a 2022. Los sectores con mayor incidencia son hostelería, comercio minorista, construcción y transporte por carretera. La sanción media impuesta en 2023 se situó en torno a los 4.500 euros por acta.

Es importante saber que las sanciones se imponen por empresa afectada, no por trabajador con incumplimiento. Una sola inspección puede desembocar en una única sanción por incumplimiento generalizado del sistema de registro, y esa sanción puede ir directamente al tramo grave si afecta a la totalidad de la plantilla.

Cómo elegir un software de control horario que cumpla la ley 2025

Al margen de la publicidad de cada proveedor, hay una lista concreta de comprobaciones que conviene hacer antes de firmar. Se resumen en cinco puntos:

1. Integridad del registro

El sistema debe impedir que se modifiquen fichajes retroactivamente sin dejar traza. Pregunta al proveedor cómo se gestionan las correcciones: si el trabajador olvida un fichaje, debe poder solicitarlo, pero el sistema tiene que registrar quién lo aprobó, cuándo y por qué. La modificación silenciosa es lo que la Inspección considera falsedad documental.

2. Exportación auditable

Debe permitir generar un PDF firmado o un CSV íntegro con el registro de un trabajador, de un centro o de la empresa entera para un periodo cualquiera. La Inspección solicita habitualmente el registro de los últimos 90 días de todos los trabajadores; si el sistema tarda más de unos minutos en generar esa exportación, hay un problema.

3. Método de fichaje compatible con la AEPD

Si el proveedor te propone huella dactilar o reconocimiento facial como opción por defecto, revisa por qué. La AEPD ha resuelto en contra de estos sistemas cuando existe una alternativa menos intrusiva. La opción segura es el fichaje con PIN o tarjeta personal, opcionalmente combinado con geolocalización del dispositivo.

4. Custodia y copias de seguridad

Cuatro años es el mínimo. Pregunta cómo se almacenan los datos, dónde están los servidores (si están en la UE cumples RGPD con menos complicación) y qué garantías hay si el proveedor desaparece o cierra el servicio. Un exportable periódico bajo tu control es una buena precaución.

5. Soporte y alta

Es el punto que más suele fallar. Muchos proveedores venden el software y te dejan solo con el manual. Si tu equipo de RRHH no está familiarizado con este tipo de sistemas, ten en cuenta que la puesta en marcha real implica cargar la plantilla, definir horarios y turnos por trabajador, configurar convenios y formar a la persona que llevará el día a día. Un buen proveedor te acompaña en ese proceso.

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PIN por defecto como método de fichaje, alineado con las recomendaciones de la AEPD. Podemos combinarlo con geolocalización, tarjeta o portal web para plantillas mixtas (oficina, movilidad, obra). Sin biometría por defecto: si la Inspección la cuestiona, tú no tienes que argumentar.