¿Qué hacer cuando un trabajador no ficha? etempus automatiza el seguimiento del registro horario

¿Quién es responsable cuando un trabajador no ficha?

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que la empresa debe garantizar el registro diario de la jornada, con la hora concreta de inicio y de finalización de cada trabajador. La obligación de que ese registro exista recae en la empresa.

Por su parte, el trabajador tiene el deber de cumplir las órdenes e instrucciones que la empresa da en el ejercicio regular de sus facultades (artículos 5.c y 20 del Estatuto), y fichar correctamente es una de ellas.

En la práctica, esto significa que facilitar una aplicación de fichaje es necesario, pero no suficiente. Si un trabajador no registra su jornada, la empresa sigue necesitando ese registro. Por eso conviene tener mecanismos para detectar las omisiones, pedir que se regularicen y poder demostrar después lo que se hizo.

etempus detecta automáticamente las jornadas sin fichar

Cada mañana, etempus revisa el día anterior e identifica las jornadas en las que un trabajador tenía obligación de registrar su jornada y no consta ningún fichaje.

Para decidir si había obligación, el sistema tiene en cuenta el contrato, el horario y el calendario laboral de cada persona: los festivos, las vacaciones, los permisos y las bajas no cuentan como jornadas sin fichar. Los horarios flexibles se revisan por semanas completas.

El responsable lo ve todo en la página Control de fichajes, con filtros por departamento, trabajador y fechas. Desde ahí puede crear la incidencia correspondiente con un motivo y, si procede, cerrarla con las horas previstas. El trabajador también ve en su pantalla de fichaje los días de la última semana en los que no consta registro, para poder regularizarlos él mismo.

Incidencias con seguimiento: quién tiene que hacer qué

Una incidencia que nadie sabe a quién le toca resolver acaba olvidada. Por eso cada incidencia muestra ahora su estado:

• Pendiente del trabajador: tiene que confirmar una hora o explicar qué pasó.
• Pendiente del responsable: tiene que aprobarla o denegarla.
• Resuelta o denegada, con el motivo.

El responsable puede pedir una justificación al trabajador (que recibe un correo en ese momento) y el trabajador puede responder desde la propia incidencia. Toda la conversación queda guardada junto a la incidencia.

Cuando el sistema cierra automáticamente una jornada que se quedó abierta, el trabajador puede confirmar con un solo clic que la hora es correcta, y la incidencia se cierra sola.

Avisos para reducir las incidencias pendientes

etempus permite configurar recordatorios a los trabajadores con incidencias pendientes de su respuesta. En lugar de un correo por cada anomalía, el sistema envía un único correo agrupado con todo lo que requiere su intervención, como mucho dos veces por incidencia.

Los responsables reciben un resumen de incidencias diario o semanal (cada uno elige la frecuencia) y pueden activar alertas cuando un trabajador acumula varios días sin fichar o una incidencia lleva demasiado tiempo abierta. Cada situación se avisa una sola vez.

Cada empresa decide qué avisos activa y cada persona puede desactivar los suyos en su ficha.

Comunicaciones preventivas a trabajadores que no fichan

Es la principal novedad. etempus permite configurar comunicaciones a los trabajadores que acumulan jornadas sin registrar, con dos niveles:

• Nivel 1, recordatorio preventivo: por ejemplo, cuando un trabajador acumula 3 jornadas laborables consecutivas sin fichar, o 5 jornadas en 30 días.
• Nivel 2, requerimiento formal: cuando, después de un recordatorio, se siguen produciendo nuevas omisiones.

Cada empresa establece sus propios criterios y umbrales. Solo cuentan las jornadas que siguen pendientes de regularizar, y el sistema evita enviar comunicaciones repetidas por la misma situación.

El nivel 1 puede enviarse automáticamente o con aprobación previa del responsable. El nivel 2 requiere siempre la aprobación del responsable, que ve el correo exacto antes de enviarlo y puede descartarlo indicando el motivo.

Correos personalizados para cada empresa

etempus incluye plantillas en castellano, catalán e inglés, con un tono profesional y preventivo, y cada trabajador recibe el correo en su idioma. Cada empresa puede adaptar el asunto y el texto, previsualizar el resultado y enviarse una prueba antes de activarlo.

Los textos hablan de que no consta fichaje, nunca de incumplimiento: su objetivo es que el registro quede completo, no sancionar.

Historial de comunicaciones y confirmación de recepción

Todas las comunicaciones quedan registradas y no se pueden modificar después. La empresa puede consultar:

• El trabajador destinatario.
• Las fechas de las jornadas que motivaron la comunicación.
• Quién la aprobó y cuándo se envió.
• El contenido exacto del correo.
• Cuándo la leyó el trabajador en etempus y si confirmó su recepción.

El trabajador ve sus comunicaciones al entrar en etempus y puede confirmar que las ha recibido. Confirmar la recepción no implica estar de acuerdo con el contenido, y en ningún caso se bloquea el acceso al fichaje.

Más trazabilidad en los marcajes

Cuando un responsable corrige o anula un marcaje, etempus guarda el valor anterior, el nuevo, quién lo cambió, cuándo y el motivo, que es obligatorio. El marcaje anulado deja de contar, pero no desaparece del historial.

El trabajador puede consultar en cualquier momento el historial de cambios de sus propios marcajes. Es la forma más sencilla de que el registro sea fiable y de que se pueda revisar sin perder los datos originales.

Un informe para supervisar el cumplimiento del registro

El nuevo informe de cumplimiento, en pantalla y en Excel, muestra por trabajador y periodo:

• Las jornadas que había que registrar y las que tienen el registro completo.
• El porcentaje de jornadas con registro completo.
• Las jornadas sin fichaje y las que se han regularizado.
• Las incidencias pendientes, resueltas y denegadas, y el tiempo medio de resolución.
• Los cierres automáticos, las modificaciones manuales y los recordatorios enviados.

¿Cómo ayuda etempus ante una inspección de trabajo?

No basta con tener un sistema informático: los registros tienen que ser fiables, estar disponibles y reflejar la jornada realmente trabajada. Con estas funcionalidades, etempus ayuda a documentar:

1. Que la empresa dispone de un sistema de registro horario.
2. Que las jornadas sin fichaje se detectan.
3. Que hay un procedimiento para pedir su regularización.
4. Que se envían recordatorios y comunicaciones preventivas.
5. Que se conserva el historial de modificaciones y de actuaciones.

Estas medidas mejoran la gestión y la trazabilidad del registro y aportan información útil ante una inspección. No sustituyen las obligaciones legales de la empresa ni garantizan por sí solas la ausencia de sanciones, pero ayudan a demostrar lo que se ha hecho para mantener un registro correcto. Si quieres repasar los requisitos legales, tienes nuestra guía práctica de la ley de control horario y la guía del fichaje digital obligatorio.

Ya disponible, y cada empresa decide cuándo activarlo

En etempus creemos que un software de control horario tiene que hacer mucho más que registrar entradas y salidas: tiene que ayudar a gestionar las incidencias, reducir el trabajo administrativo y adaptarse a cada organización.

Estas funcionalidades ya están disponibles para todos los clientes. Los avisos y las comunicaciones vienen desactivados: cada empresa configura sus criterios, revisa los textos y decide cuándo activarlos, sin cambios inesperados para sus trabajadores.

Menos tiempo revisando fichajes, más control sobre el registro y más trazabilidad ante una inspección.