Què implica el control horari en una empresa amb diversos centres
El control horari en una única oficina és un problema resolt. Tot l'equip entra per la mateixa porta, fitxa a la mateixa tauleta, i el responsable veu el registre complet des del seu despatx. En una empresa amb diversos centres la cosa canvia. Apareixen problemes nous que un sistema pensat per a un sol local sol resoldre malament.
Els tres típics són:
- Mobilitat entre centres. Un encarregat que dobla matí al centre A i tarda al centre B. Si el sistema no permet fitxar des de qualsevol terminal reconeixent el treballador, el registre queda partit en dues empreses separades i s'ha de consolidar a mà.
- Responsables per centre. Cada centre té el seu encarregat, que sí que ha de veure el registre del seu equip, però no ha de veure necessàriament el dels altres centres. El sistema ha de permetre aquesta segmentació de permisos sense complicar-se.
- Consolidació central. Direcció (o el gerent, o la gestoria) necessita veure el registre consolidat de tots els centres per a nòmina, per a reporting, per a la Inspecció. Però no ha d'haver d'obrir 5 empreses diferents.
Un sistema de control horari que gestioni bé el multicentre compleix els tres punts sense obligar-te a duplicar altes o a exportar CSVs i consolidar-los en Excel.
Sectors on el multicentre és el cas habitual
Hi ha perfils d'empresa on tenir diversos centres no és l'excepció, és el que és habitual. En aquests sectors el multicentre ha de ser natiu des del primer dia.
Retail multibotiga
Cadenes de botigues de roba, calçat, cosmètica, òptica, ferreteria o similars. Amb dues o més botigues ja apareix el problema: encarregats que roten, dependents que fan reforços a una altra botiga els dissabtes, un cap de zona que controla diversos centres. A més, la Inspecció de Treball acostuma a visitar botiga per botiga, de manera que cada centre necessita poder mostrar el seu registre localment.
Hostaleria amb diversos locals
Grup de restauració amb 2-5 restaurants, cadenes de cafeteries o de bars. Els torns són complexos (partits, caps de setmana, festius), els responsables acostumen a rotar entre locals, i les pauses del conveni d'hostaleria no són les estàndard. Un sistema pensat per a oficina no funciona.
Tallers, obres i serveis tècnics
Empreses de manteniment, reparacions, instal·lacions, jardineria, neteja. Els treballadors comencen la jornada a la seu però passen gairebé tot el dia a casa del client. El fitxatge ha de funcionar amb app mòbil geolocalitzada, i el sistema ha de consolidar per treballador el temps repartit entre centres de treball i desplaçaments.
Clíniques dentals, veterinàries, fisioteràpia
Grups amb 2-4 clíniques, personal sanitari i de recepció, horaris de matí i tarda. Els professionals roten entre centres segons agenda. Necessiten poder fitxar en qualsevol centre amb la seva identificació personal.
Acadèmies, escoles d'idiomes, centres de formació
Amb diverses seus i professors que fan classe en més d'una. El sistema ha de reflectir les hores fetes a cada centre sense necessitat que el professor canviï d'app.
Què ha de tenir el sistema per gestionar bé el multicentre
1. Una sola alta d'empresa
Els centres han de ser una divisió dins de l'empresa, no empreses separades. Sembla obvi, però molts sistemes t'obliguen a donar d'alta cada botiga com una empresa independent, cosa que t'obliga a pagar plans per cadascuna i a duplicar la gestió.
2. El treballador pertany a un centre, però pot fitxar en d'altres
El sistema ha de saber on està adscrit cada treballador (per a nòmina i contracte), però ha de permetre-li fitxar en qualsevol terminal quan cobreix un company. El registre resultant ha d'indicar en quin centre s'ha fitxat, no només l'hora.
3. Permisos per centre per als responsables
L'encarregat del centre A veu el seu equip, però no l'equip del centre B. Direcció ho veu tot. La gestoria externa ho veu tot. La configuració d'aquests permisos no ha de requerir un consultor cada cop que es contracta un encarregat nou.
4. Panell consolidat amb semàfors per centre
Direcció necessita, amb un cop d'ull, saber si hi ha incidències als centres: algú que no ha fitxat, correccions pendents d'aprovar, un centre amb més absències de les habituals. El panell ha de ser ràpid de llegir, no un llistat de 500 files.
5. Exportació per centre i consolidada
La nòmina pot necessitar el registre botiga per botiga (si hi ha conveni diferent o si la nòmina es porta per delegació). La Inspecció demana el registre del centre que ha visitat. I direcció necessita el consolidat per veure el mes global. El sistema ha de cobrir els tres casos.
6. Multicentre sense cost afegit per centre
Els proveïdors que cobren per centre et penalitzen el creixement. Si tens 3 botigues i pagues per les 3, quan obres la quarta pagues més. És un incentiu pervers: et frena a l'hora d'obrir nous centres. Els proveïdors que cobren només per empleat (independentment del nombre de centres) no penalitzen.
Com ho fa etempus
El multicentre forma part del nucli del producte des del primer dia. No és un mòdul, no té cost addicional. Amb una sola alta d'empresa gestiones tots els centres que necessitis. La configuració típica és:
- Una empresa (per exemple, "Cadena Pastisseries López") amb 4 centres (López Centre, López Nord, López Sud, López Est).
- Cada treballador està assignat a un centre principal, però pot fitxar a qualsevol amb el seu PIN personal.
- Cada centre té una tauleta amb l'aplicació instal·lada (o un ordinador compartit amb el navegador).
- Cada encarregat veu el registre del seu centre. Direcció veu tots els centres.
- La gestoria externa té accés de només lectura al consolidat.
L'alta la fem nosaltres. Recollim les dades de la plantilla, els centres i els horaris en una trucada, ho configurem tot, i el primer mes el tanquem junts. Sense cost afegit per centre, sense quota mínima, sense permanència.
Exemples reals de configuració
Cadena de 5 restaurants, 60 empleats
Un local principal amb cuina i 4 locals tipus cafè-restaurant. Personal fix per local més alguns comodins que roten. Configuració: 5 centres, personal assignat, dos convenis diferents aplicables (un per al local amb cuina, un altre per als cafès). Fitxatge per PIN en tauleta a cada local. Panell consolidat per al gerent. Exportació mensual per centre per a la gestoria. Alta en 5 dies.
Cadena de 8 botigues de roba, 40 empleats
8 botigues en tres ciutats. Encarregades per botiga, dependentes fixes i reforços de cap de setmana que roten. Configuració: 8 centres, encarregades amb accés només a la seva botiga, direcció amb accés a tot. Fitxatge per PIN en tauleta a cada botiga. Alta en 7 dies.
Grup de 3 clíniques dentals, 25 empleats
3 clíniques, personal sanitari que rota, personal de recepció per clínica. Configuració: 3 centres, coordinadores amb visibilitat de les 3 clíniques, direcció amb visibilitat global. Fitxatge per PIN a l'ordinador de recepció. Alta en 3 dies.
Preguntes freqüents
Es pot fitxar des de qualsevol centre amb la mateixa identificació?
Sí. Cada treballador té un PIN o identificador únic que li serveix en qualsevol terminal de l'empresa, independentment del centre. El registre anota en quin centre s'ha fitxat.
Cada centre pot tenir el seu propi horari i conveni?
Sí. La configuració és a nivell de centre i a nivell de treballador. Cada centre pot tenir el seu horari base, els seus torns i el seu conveni. Els treballadors hereten la configuració del seu centre per defecte.
La Inspecció de Treball ha de veure el registre d'un sol centre o de l'empresa sencera?
La Inspecció visita centres de treball concrets i demana el registre del centre visitat. Cada centre ha de poder mostrar el seu propi registre sense exportar el consolidat. A etempus l'exportació per centre es fa des del mateix panell: es filtra per centre i es descarrega el PDF signat.
Necessito una tauleta per centre?
No necessàriament. L'opció més habitual és una tauleta o un ordinador compartit (recepció, taquilla, mostrador), però també es pot fitxar des del mòbil personal del treballador si tens una plantilla amb smartphones. Combinable en la mateixa empresa.
Com es gestionen els responsables quan canvien entre centres?
Els permisos són per treballador, no per centre. Si un encarregat es trasllada del centre A al centre B, se li canvien els permisos i ja està. No cal refer configuracions ni migrar dades.
I si vull tancar un centre?
Es desactiva des del panell i l'històric es conserva per consulta. La normativa exigeix custòdia mínima de 4 anys del registre; el centre es pot tancar però les dades queden accessibles tot aquest temps.
El preu puja en afegir centres?
No. A etempus el preu depèn del nombre d'empleats totals, no del nombre de centres. Un client amb 40 empleats repartits entre 5 botigues paga el mateix que un client amb 40 empleats en una sola seu.
Quant triga l'alta d'una empresa amb 5 centres?
Entre 5 i 10 dies laborables des de la primera trucada. Depèn de la complexitat d'horaris i convenis. La recollida de dades es fa en una trucada de 45-60 minuts amb el gerent o el responsable de RH.
Si tens diversos centres i vols complir la llei del fitxatge sense complicar-te la gestió, donem d'alta la teva empresa aquesta mateixa setmana amb la configuració adaptada a la teva operativa. Sense cost afegit per centre.
Parla amb nosaltres